Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp từ sử dụng hóa đơn giấy chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử với hình thức quản lý thông minh cùng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng. Tuy nhiên việc sử dụng hóa đơn điện tử là chưa bắt buộc do đó có nhiều thay đổi trong cách quản lý hóa đơn. Ngoài việc quan tâm đến các quy định về mẫu hóa đơn điện tử, quy định đăng ký sử dụng hóa đơn,… thời điểm lập biên bản hủy hóa đơn điện tử cũng là vấn đề khiến nhiều kế toán “đau đầu”. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp kế toán giải đáp thắc mắc về thời điểm lập biên bản hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Hiểu thế nào về biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Biên bản hủy hóa đơn được hiểu là là biên bản ghi nhận lại các diễn biến sự việc đã xảy ra trong toàn bộ quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện việc hủy, đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.

Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng in, phát hành hóa đơn gặp sai sót khi khởi tạo, in ấn và không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.

Kế toán cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần phải phân biệt để tránh nhầm lẫn. Bởi, biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thu hồi các hóa đơn sai khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần phải lập hóa đơn và phát hiện sai sót phải phải hủy bỏ.

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Nhiều kế toán hoặc doanh nghiệp đang thắc mắc khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử thì bạn có thể tham khảo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, tại Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp phải lập hóa đơn điện tử là khi:

– Các hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

– Tổ chức, hộ, cá nhân đã được quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng thủy điện trên phần mềm HTKK

Đối tượng nào cần chịu thuế thu nhập cá nhân?

Ngoài ra, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.

Kế toán cần phân biệt rõ Biên bản hủy hóa đơn và Biên bản thu hồi hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa tiến hành việc giao hàng hóa, cung ứng các dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sau. Biên bản thu hồi hóa đơn cần phải thể hiện được những lý do thu hồi hóa đơn, người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sau và lập lại hóa đơn mới theo như quy định.